在机关单位、企事业单位以及各类组织中，公文是传达政策、部署工作、沟通信息的重要工具。规范的公文写作不仅能够提升工作效率，还能增强文件的权威性和严肃性。因此，掌握并严格遵守公文写作的基本格式规范，是每一位从事公文处理人员必须具备的基本素养。

本手册旨在系统梳理公文写作中的基本格式要求，帮助相关人员准确理解并正确运用公文写作标准，避免因格式错误而影响文件的效力和使用效果。

一、公文的基本结构

一份完整的公文通常由以下几个部分组成：

1. 标题

标题应简明扼要，准确反映公文内容。一般采用“发文机关+事由+文种”的形式。例如：“关于加强安全生产管理的通知”。

2. 发文字号

也称“文号”，是公文的唯一标识。通常由机关代字、年份和序号三部分组成，如“××办〔2025〕12号”。

3. 主送机关

即公文的主要接收单位或个人，应写全称或规范化简称。

4. 正文

正文是公文的核心内容，应层次分明、逻辑清晰、语言准确。一般包括开头、主体和结尾三部分。

5. 附件说明

若有附件，应在正文之后注明附件名称及数量，如“附件：1. ××方案”。

6. 发文机关署名

应使用机关全称或规范化简称，并加盖公章。

7. 成文日期

以领导签发日期为准，应使用阿拉伯数字标注，如“2025年4月5日”。

8. 附注

用于说明公文的其他事项，如联系人、联系电话等。

二、常用文种及其适用范围

根据《党政机关公文处理工作条例》，常见的公文文种包括：

| 文种 | 适用范围 |

|------|----------|

| 决定 | 对重要事项作出决策 |

| 通知 | 布置工作、传达事项 |

| 通报 | 表彰先进、批评错误 |

| 公告 | 向国内外宣布重要事项 |

| 通告 | 向社会公布应知事项 |

| 意见 | 对重要问题提出见解和处理办法 |

| 报告 | 向上级机关汇报工作 |

| 请示 | 请求上级机关指示或批准 |

| 批复 | 答复下级机关的请示 |

| 函 | 商洽工作、询问和答复问题 |

| 纪要 | 记录会议主要情况和议定事项 |

不同文种在格式上也有相应的要求，如“报告”不得夹带请示事项，“请示”应一文一事等。

三、格式细节注意事项

1. 字体与字号

- 标题一般使用小标宋或黑体，字号为二号；

- 正文使用仿宋_GB2312或宋体，字号为三号；

- 落款单位和日期使用仿宋或楷体，字号为三号。

2. 行距与段落

- 正文行距一般为28磅或1.5倍；

- 段落之间空一行，首行不缩进。

3. 页边距与纸张

- 一般采用A4纸；

- 上下页边距为2.54厘米，左右页边距为3.17厘米。

4. 印章使用

- 公章应盖在成文日期之上，端正、清晰；

- 若为联合行文，应加盖所有单位的印章。

四、常见错误与纠正方法

1. 标题不规范

- 错误示例：“关于召开会议的通知”

- 正确示例：“××单位关于召开年度工作会议的通知”

2. 文种使用不当

- 如将“请示”与“报告”混用，导致公文性质不清。

3. 格式混乱

- 未按标准排版，字体大小不一，行距不统一。

4. 缺少附件说明

- 若有附件，必须明确标注，否则影响文件完整性。

五、结语

公文写作是一项严谨的工作，其格式规范直接影响到文件的权威性与可执行性。随着信息化办公的推进，虽然电子公文逐渐普及，但对格式的重视程度并未降低。只有不断学习和实践，才能确保公文写作的质量与效率。

本手册适用于机关单位、企业部门及广大公文撰写者，希望每一位使用者都能以此为参考，提升自身公文写作水平，推动工作高效有序开展。