在现代企业运营中，电子邮件已成为日常沟通和信息传递的重要工具。为了确保公司内部信息的安全性、规范性和高效性，特制定本《公司邮件管理规定流程》，旨在明确邮件使用标准，提升办公效率，防范潜在风险。

一、适用范围

本规定适用于公司全体员工，包括正式员工、临时员工及外包人员。所有通过公司邮箱发送或接收的邮件均需遵守本流程。

二、邮箱使用规范

1. 邮箱账号管理：每位员工应妥善保管自己的邮箱账号与密码，不得随意泄露或借用他人账号。

2. 邮件内容要求：邮件内容应简洁明了，语言文明，避免使用不雅或不当词汇。涉及敏感信息时，应进行加密处理或采用安全传输方式。

3. 邮件分类与归档：员工应定期整理个人邮箱，对重要邮件进行分类归档，便于后续查阅与管理。

4. 附件管理：发送附件前应确认文件内容无误，大小符合公司规定，避免因大文件影响系统运行。

三、邮件审批流程

对于涉及公司机密、合同签订、财务往来等重要事项的邮件，需按照以下流程处理：

1. 发件人填写《重要邮件审批表》，说明邮件内容、目的及涉及部门。

2. 提交至直接上级审核，必要时由相关部门负责人复核。

3. 审批通过后方可发送，审批记录应妥善保存备查。

四、信息安全与保密要求

1. 禁止将公司邮箱用于非工作用途，如发布广告、传播非法信息等。

2. 对于涉及客户资料、商业秘密等内容的邮件，必须经过授权后方可发送。

3. 员工离职或调岗时，应及时通知IT部门注销或变更邮箱权限，防止信息泄露。

五、违规处理

违反本规定的员工，公司将视情节轻重给予警告、通报批评、扣除绩效或解除劳动合同等处理。情节严重者，将依法追责。

六、附则

本规定自发布之日起执行，由公司行政部负责解释与监督实施。各部门应结合实际情况，组织员工学习并落实相关规定。

通过严格执行《公司邮件管理规定流程》，有助于提升公司整体信息化管理水平，保障企业信息安全，营造高效、有序的工作环境。