为规范公司内部档案管理，提升信息利用效率，保障企业各类资料的完整性、安全性与可追溯性，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本《公司档案管理办法及实施细则》。本办法适用于公司各部门及下属单位在日常运营中形成的各类文件、资料和记录的归档、保管、使用与销毁等管理工作。

一、总则

1. 目的与适用范围

本办法旨在建立健全公司档案管理体系，确保各类档案资料的有效管理和合理利用，为公司经营决策、法律事务、审计检查及历史追溯提供可靠依据。适用于公司所有部门、分支机构及相关业务活动中产生的各类档案资料。

2. 基本原则

档案管理应遵循“统一领导、分级负责、集中管理、安全保密”的原则，确保档案的真实、完整、系统和可用。

3. 管理职责

公司设立档案管理部门或指定专人负责档案工作的组织与实施，各业务部门应积极配合，落实档案管理的各项要求。

二、档案分类与归档

1. 档案分类

根据档案内容性质，分为以下几类：

- 行政类：包括会议纪要、规章制度、公文通知等；

- 业务类：如合同、项目资料、客户信息等；

- 财务类：财务报表、发票、预算方案等；

- 人事类：员工档案、招聘记录、培训资料等；

- 法律类：合同、诉讼材料、知识产权文档等。

2. 归档要求

各部门应在工作结束后及时整理相关资料，并按照归档目录进行分类编号，确保档案资料齐全、准确、有序。归档时间原则上应在业务结束后的30日内完成。

三、档案保管与安全

1. 保管方式

档案应实行分类存放，纸质档案应按类别、时间顺序排列，电子档案应建立统一的存储路径并定期备份。重要档案应实行双备份制度，防止数据丢失。

2. 安全管理

档案库房应具备防火、防潮、防盗、防虫等功能，非授权人员不得随意进入。电子档案应设置访问权限，防止未经授权的查阅与修改。

3. 借阅与使用

借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经相关负责人审批后方可借阅。借用期间应妥善保管，按时归还，严禁私自复制、外传或涂改。

四、档案的利用与共享

1. 内部使用

各部门可根据工作需要，在授权范围内查阅相关档案，以提高工作效率和决策质量。

2. 外部协作

如因合作、审计、法律等需要对外提供档案资料，须经公司主管领导批准，并做好登记备案工作，确保信息使用的合法性和可控性。

五、档案的鉴定与销毁

1. 档案鉴定

定期对档案进行清理和鉴定，确认其保存价值。对已无保存意义或超过保管期限的档案，应按规定程序进行处理。

2. 销毁流程

档案销毁前应由档案管理部门提出申请，经公司管理层审批后，由专人监督执行，确保销毁过程安全、彻底，防止信息泄露。

六、附则

1. 本办法由公司档案管理部门负责解释和修订。

2. 各部门应结合本办法，制定具体的实施细则，并报公司备案。

3. 本办法自发布之日起施行，原有相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。

通过严格执行本《公司档案管理办法及实施细则》，公司将有效提升档案管理水平，为企业的规范化、制度化发展奠定坚实基础。