为规范工程公司内部档案管理，提升档案工作的科学化、制度化和规范化水平，确保各类文件资料的完整性、安全性与可追溯性，特制定本办法。本办法适用于公司各部门及下属项目部在生产经营活动中形成的各类档案资料的收集、整理、保管、利用和销毁等管理工作。

一、适用范围

本办法适用于工程公司所有与工程项目相关的档案资料，包括但不限于：项目立项文件、合同协议、设计图纸、施工记录、验收报告、财务凭证、会议纪要、技术资料、人事档案等。凡涉及公司业务活动的所有文档资料，均应按照本办法进行统一管理。

二、管理职责

1. 档案管理部门负责公司档案工作的统筹管理，制定相关制度并监督执行。

2. 各职能部门及项目部负责本部门或项目范围内档案资料的收集、整理和初步归档工作。

3. 档案管理人员应具备相应的专业知识和责任心，确保档案资料的安全与完整。

三、档案分类与编号

1. 档案按类别分为：行政类、技术类、合同类、财务类、人事类、项目类等。

2. 每份档案应根据其性质和内容进行编号，编号规则由档案管理部门统一制定并发布。

四、档案的收集与整理

1. 各部门应在业务活动结束后及时整理相关文件，确保资料齐全、准确。

2. 档案资料应按照时间顺序、项目阶段或业务类型进行分类归档，便于查阅和管理。

3. 电子档案应与纸质档案同步保存，确保数据一致性。

五、档案的保管与安全

1. 档案应存放在专用档案室，配备防火、防潮、防盗设施。

2. 档案管理人员应定期检查档案存放环境，发现问题及时处理。

3. 涉及公司机密的档案应单独保管，并设置访问权限。

六、档案的借阅与使用

1. 借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经相关部门负责人审批后方可借阅。

2. 借阅人应遵守档案管理制度，不得擅自复制、涂改或损坏档案资料。

3. 借阅档案应及时归还，逾期未还者应予以提醒或通报。

七、档案的销毁

1. 对于已过保管期限且无继续保存价值的档案，经鉴定后可按规定程序进行销毁。

2. 销毁前应填写《档案销毁审批表》，经主管领导批准后方可执行。

3. 销毁过程应有专人监督，确保档案资料不被泄露或滥用。

八、附则

1. 本办法由公司档案管理部门负责解释和修订。

2. 本办法自发布之日起施行，原有相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。

通过严格执行本办法，公司将有效提升档案管理水平，为各项业务的顺利开展提供有力支撑，也为公司长期发展积累宝贵的资料资源。