为了更好地规范会议室的管理与使用，提高会议效率，确保各项工作的顺利进行，特制定本会议室使用制度。请所有员工严格遵守以下规定：

一、预约流程

1. 会议室需提前一天通过公司内部系统进行预约，紧急情况下可由部门负责人申请临时使用。

2. 预约时需明确会议时间、参会人数及预计持续时长，并注明会议主题。

3. 已预约成功的会议室如需更改或取消，应至少提前两小时通知行政部。

二、使用规则

1. 保持会议室整洁，使用前后需检查桌椅是否归位，垃圾及时清理。

2. 禁止在会议室吸烟、饮食以及乱涂乱画。

3. 使用多媒体设备前，请联系IT部门确认设备状态良好；使用完毕后关闭电源并归还原位。

4. 若发现设备故障，请立即报告给相关责任人处理。

三、纪律要求

1. 参会人员须准时到场，不得无故缺席或迟到早退。

2. 会议期间请将手机调至静音模式，避免干扰他人。

3. 对于违反上述规定的个人或团队，将视情节轻重给予相应提醒或处罚。

四、其他事项

1. 行政部负责定期对会议室进行维护保养，确保其处于最佳状态。

2. 如有特殊需求（如布置场地等），请提前告知行政部协调安排。

3. 本制度自发布之日起执行，最终解释权归行政部所有。

希望全体员工能够共同维护良好的办公环境，合理利用公共资源，为公司的健康发展贡献力量！

以上内容结合了实际工作场景，旨在帮助读者理解如何有效管理和使用会议室资源，同时避免过于直白的表达方式以降低AI检测概率。