时间：2023年10月18日

地点：公司会议室

参会人员：各部门负责人及行政部相关人员

主持人：行政部经理李华

一、会议背景与目的

本次会议旨在讨论和决定近期办公用品的采购计划，确保各部门的正常运营不受影响。随着公司业务的不断扩展，对办公用品的需求也日益增加，因此有必要对现有库存进行盘点，并明确未来几个月内的采购需求。

二、会议主要内容

1. 库存盘点情况

- 行政部经理李华汇报了当前办公用品的库存情况，包括纸张、文具、打印机耗材等。

- 经过统计，目前部分常用物品如A4纸、中性笔等库存较为充足，但一些特殊用途的耗材（如彩色打印墨盒）已接近告罄。

2. 各部门需求汇总

- 人力资源部：提出需要补充一批员工工牌夹和名片盒。

- 财务部：建议提前储备足够的账本和票据夹，以应对年底的财务结算高峰。

- 市场部：请求增加宣传单页的印刷数量，并引入环保型材料用于制作样品展示品。

- 技术开发部：强调对高性能电脑配件的需求，特别是显卡和内存条。

3. 预算规划

- 根据各部门提交的需求清单，行政部初步制定了一个总预算方案。

- 财务部代表指出，在满足基本需求的前提下，需严格控制不必要的开支，并优先考虑性价比高的产品。

4. 供应商选择标准

- 为了保证产品质量和服务水平，会议一致同意采用公开招标的方式确定供应商。

- 招标条件包括但不限于价格合理、交货及时以及售后服务完善。

三、后续行动计划

1. 物资采购清单确认：由行政部负责整理最终版的采购清单，并提交给总经理审批。

2. 招标公告发布：本周内完成招标文件编制并对外公布，邀请符合条件的企业参与竞标。

3. 合同签订：预计在下月初选定中标单位后签订正式合同。

4. 验收与入库管理：所有采购物资到货后，由质量监督小组负责验收，并登记入账。

四、其他事项

会议还就如何进一步优化办公环境提出了几点建议，比如推广无纸化办公理念，减少一次性用品使用量等。这些措施不仅有助于降低运营成本，还能体现企业的社会责任感。

五、总结

此次会议圆满完成了预定议程，明确了下一阶段的工作重点。希望各部门能够积极配合行政部落实相关任务，共同推动公司高效运转。

记录人：张伟

审核人：李华

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以上为本次会议的主要内容，请各位参会者认真阅读并遵照执行。